Een bedrijfspand kopen of huren is een grote kostenpost en vooral voor kleine bedrijven die net zijn opgestart is dit onbetaalbaar. Er is echter een goedkoper en slimmer alternatief: een virtueel kantoor of wel een zakelijk postadres. Dit kan een postbus zijn, maar er is meer mogelijk.
Een postadres voor al je zakelijke post
Een postadres gebruik je om al je bedrijfspost naar toe te sturen, zodat dit niet allemaal via je privéadres hoeft te lopen. Dit postadres mag je ook gebruiken bij het aanmelden van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel.
Je bedrijf in laten schrijven bij de Kamer van Koophandel
Om je bedrijf te laten registreren bij de Kamer van Koophandel is een postadres alleen niet voldoende. Er is ook een vestigingsadres nodig. Je kan hiervoor natuurlijk je eigen woonadres gebruiken, maar dat voelt misschien niet zo prettig en het staat niet erg professioneel. Dan is het huren van kantoorruimte een betere optie. Dat adres geef je dan op als vestigingsadres.
Wat houdt een virtueel kantoor precies in?
Een virtueel kantoor is een speciale dienst die een bedrijf een kantoorruimte aanbiedt. Dit adres is waar je de post naartoe laat sturen en waar je mensen kan ontvangen, waar een internetaansluiting is, je kan er printen en kopiëren en soms kan je gebruik maken van een receptie.
De voordelen van een virtueel kantoor
- De kosten voor een virtueel kantoor zijn lager dan een bedrijfspand huren of kopen.
- Je houdt privé en zakelijk beter gescheiden.
- Je kan dit adres opgeven bij het registreren van jouw bedrijf bij de Kamer van Koophandel.
- Het geeft een professionele uitstraling.
- Je schermt hiermee je eigen privéadres af.
- Je kunt een aantal werkplekken creëren, verspreid over het land of zelfs internationaal. Zo bespaar je op reiskosten voor je personeel.
- Door deze flexibiliteit vergroot je ook de mogelijkheden om het beste personeel aan te kunnen nemen of in te zetten.
- Het vergroot je kans om andere bedrijven te ontmoeten, die in het zelfde gebouw een ruimte huren.
De nadelen van een virtueel kantoor
Het is ook wel eens nodig en ook wenselijk om elkaar lijfelijk te zien en te ontmoeten. We zijn en blijven tenslotte mensen. Het is dus ook belangrijk om een vergaderruimte te hebben waar je bij elkaar kan komen.
Afschermen woonadressen van ZZP-ers
Veel ZZP-ers werken vanuit huis en hebben geen apart bedrijfsgebouw. Afgezien van de kosten die het kopen of huren van een ruimte met zich meebrengen, wordt het ook vaak gezien als onnodig. Toch kleven er wel een paar nadelen aan om je woonadres tevens als zakelijk adres te gebruiken. Dat leggen we je graag hieronder uit.
Kamer van Koophandel
Om jezelf in te laten schrijven bij de Kamer van Koophandel volstaat een postadres niet. Hiermee voorkom je dus niet dat jouw woonadres zichtbaar is voor een ieder die jou zoekt. Je hebt namelijk ook een vestigingsadres nodig om je te kunnen laten inschrijven. Vaak gebruikt men daar dan (noodgedwongen) het eigen woonadres voor.
Wetswijziging 1 januari 2022
Kort gezegd komt de wetswijziging hierop neer: de postadressen van bedrijven (en dus ook van ZZP-ers) die staan ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel mogen niet zomaar door iedereen worden opgevraagd. Dit mogen alleen bepaalde instanties die hiervoor een wettelijke toestemming hebben, zoals de overheid, de belastingdienst, advocaten en deurwaarders. Dit is gebaseerd op een advies van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het vestigingsadres dat is opgegeven bij de Kamer van Koophandel blijft echter wel vrij opvraagbaar.
Woonadres en vestigingsadres zijn dezelfde
Veel ZZP-ers hebben geen apart zakelijk adres. Veelal is het postadres hetzelfde als het eigen huisadres. Dit is makkelijk en goedkoop. Toch kan dit onwenselijk zijn, omdat je op deze manier je privégegevens niet goed afschermt. Als je een keer een conflict hebt met een klant, kan dit vervelende situaties geven, zoals intimidatie, stalking en bedreiging. Ook wil je ongevraagde marketing voorkomen. Voor een veilig gevoel kan je dus beter niet je woonadres opgeven als vestigingsadres.
Een virtueel zakelijk adres
De oplossing is om een zakelijk inschrijfadres te gebruiken voor de registratie bij de Kamer van Koophandel. Deze adressen zijn te huur voor circa zestig euro per maand en worden vaak door de Kamer van Koophandel erkend als registratieadres. Vraag dit wel na.
Hoe werkt het?
Vaak bevind zo’n adres zich in een gebouwencomplex en huur je een flexwerkplekken, waar je kan tevens kan vergaderen of mensen ontvangen. Er zijn vaak ook nog wat extra diensten waar je gebruik van kan maken, zoals bijvoorbeeld een receptie, een lokaal telefoonnummer met antwoordservice of een postscanservice. Uiteraard betaal je voor extra services een prijs.